Privacy Policy
Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026
La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. ("Codice Privacy"), a tutti gli utenti che interagiscono con il sito www.chroma-k.com e con l'Associazione Culturale Chroma-K.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Associazione Culturale Chroma-K
Sede legale: Via Oslo 8G, 00055 Ladispoli (RM)
Codice Fiscale: 91081310582
Email di contatto: chromak.lab@gmail.com
Il Presidente rappresenta l’associazione quale Titolare del trattamento; questa funzione non coincide con quella di un responsabile del trattamento esterno.
2. Tipologie di dati trattati
Il sito, i moduli e la segreteria dell’associazione trattano le seguenti categorie di dati personali:
- Dati di navigazione: indirizzi IP, log di sistema, informazioni sul browser e sul dispositivo, raccolti automaticamente dal nostro hosting provider per finalità tecniche e di sicurezza.
- Dati di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e altri dati forniti volontariamente quando ci scrivi (es. via email a chromak.lab@gmail.com) o compili un modulo di iscrizione a un evento.
- Dati di iscrizione agli eventi: dati anagrafici, dati relativi alla qualità di socio e alla tessera associativa, allergie/intolleranze alimentari (categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR, trattate solo previo consenso esplicito).
- Dati amministrativi: documentazione delle quote associative, delle erogazioni liberali e dei relativi adempimenti, compresi i documenti pregressi conservati nei termini di legge.
- Dati per la newsletter / comunicazioni: indirizzo email fornito volontariamente tramite EmailOctopus; eventi tecnici di consegna, rimbalzo, apertura, clic e disiscrizione generati dal servizio; dati tecnici trattati da Google reCAPTCHA, come indirizzo IP e informazioni sul dispositivo, per distinguere gli invii legittimi dagli abusi.
- Dati del gioco online QUOTA: nome scelto dal giocatore, identificativo anonimo di sessione, codice e stato della partita, azioni di gioco e dati tecnici di connessione. Non è richiesto un account nominativo Chroma-K.
- Immagini e registrazioni: fotografie, riprese video e, se presenti, registrazioni audio realizzate durante gli eventi, secondo quanto indicato nella liberatoria sottoscritta dal partecipante.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
| Finalità | Base giuridica (GDPR) | Conservazione |
|---|---|---|
| Erogazione del servizio del sito web | Art. 6.1.f, legittimo interesse (funzionamento e sicurezza del sito) | Per il tempo necessario alla sicurezza e secondo i termini del provider di hosting |
| Riscontro a richieste di contatto | Art. 6.1.b, misure precontrattuali quando la richiesta riguarda un servizio; negli altri casi art. 6.1.f, legittimo interesse a rispondere | Fino a 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo necessità di tutela di un diritto |
| Manifestazioni di interesse e preiscrizioni non vincolanti | Art. 6.1.b, gestione della richiesta dell’interessato | Fino alla chiusura delle iscrizioni dell’evento e per i successivi 6 mesi, salvo ulteriori richieste o esigenze documentate di tutela |
| Domande di ammissione, libro soci, vita associativa e comunicazioni necessarie | Art. 6.1.b, gestione della domanda e del rapporto associativo; art. 6.1.c per gli obblighi di legge | Per la durata del rapporto; successivamente per gli obblighi di legge e per la tutela di diritti, limitando i dati a quelli necessari |
| Partecipazione agli eventi, segreteria e gestione della copertura assicurativa | Art. 6.1.b, gestione della partecipazione; art. 6.1.c per gli adempimenti obbligatori | Per la gestione dell’evento; la documentazione contabile segue i termini di legge. Dati assicurativi e documentazione di eventuali sinistri seguono le necessità della copertura e della tutela dei diritti |
| Allergie, intolleranze e altre informazioni di salute strettamente necessarie | Art. 6.1.a e art. 9.2.a, consenso esplicito separato; altre basi solo quando ricorrano i relativi presupposti di legge | Per organizzare la partecipazione e fino a 30 giorni dopo l’evento; più a lungo solo per un incidente, un obbligo di legge o un’esigenza documentata di tutela |
| Invio newsletter e gestione di consegna, rimbalzi e disiscrizioni | Art. 6.1.a, consenso; per sicurezza e corretta erogazione art. 6.1.f, legittimo interesse | Fino a revoca del consenso; i dati tecnici seguono inoltre i tempi strettamente necessari al servizio e alla gestione di contestazioni |
| Erogazione del gioco online QUOTA, sincronizzazione delle stanze e sicurezza | Art. 6.1.b, erogazione del servizio richiesto; art. 6.1.f, legittimo interesse a sicurezza e prevenzione degli abusi | Per la durata necessaria alla partita e alla sessione tecnica; i dati locali restano sul dispositivo fino alla cancellazione da parte dell'utente o del browser |
| Fotografie e riprese degli eventi | Art. 6.1.a, consenso facoltativo e separato, salvo i casi consentiti dalla legge | Fino alla revoca del consenso o alla cessazione delle finalità indicate nella liberatoria, fatti salvi gli obblighi di legge |
| Adempimenti legali, fiscali, contabili | Art. 6.1.c, obbligo di legge | Termini di legge (10 anni) |
4. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici e cartacei, con misure di sicurezza adeguate a prevenire perdita, accesso non autorizzato, distruzione o uso improprio. Il sito utilizza nessuno strumento di analisi pubblicitaria o profilazione sul sito (no Google Analytics, no pixel pubblicitari). Il modulo newsletter e reCAPTCHA vengono caricati soltanto quando scegli di aprirli. EmailOctopus registra i dati necessari a consegna, rimbalzi e disiscrizioni. Per le nuove campagne l’Associazione adotta l’invio senza tracciamento individuale delle aperture e dei clic. Le campagne inviate prima del 5 settembre 2026 potevano contenere strumenti di misurazione delle aperture e dei clic: tali misurazioni non sono necessarie al funzionamento del sito e il consenso alla newsletter non costituisce, da solo, un consenso a questo ulteriore trattamento. Per informazioni sui dati pregressi o per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere al Titolare. Non vengono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi. I dettagli sulle tecnologie del browser sono nella Cookie Policy.
5. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati ai seguenti soggetti, in qualità di responsabili del trattamento o titolari autonomi:
- Netlify, Inc., fornitore di hosting del sito (USA, con clausole contrattuali standard ex art. 46 GDPR per trasferimenti extra-UE).
- Google LLC, quando apri Google Forms, Google Maps o il modulo newsletter protetto da reCAPTCHA, e quando consulti eventuali gallerie fotografiche condivise tramite Google Drive (USA, secondo le garanzie applicabili dichiarate dal fornitore).
- EmailOctopus (Three Hearts Digital Ltd, Regno Unito), responsabile del trattamento per la gestione delle liste e delle comunicazioni email, inclusi gli eventi tecnici di consegna, rimbalzo e disiscrizione e i dati delle campagne pregresse descritti sopra.
- Supabase, Inc., infrastruttura tecnica usata da QUOTA per autenticazione anonima, sincronizzazione e conservazione temporanea dello stato delle partite; è usata anche per mostrare i posti disponibili di Exclave e autenticare gli operatori della console. La lettura della disponibilità comunica i dati tecnici della connessione al fornitore e non richiede un account al visitatore.
- Fornitori per la gestione amministrativa, limitatamente ai dati necessari alla documentazione delle quote associative, delle erogazioni liberali e agli obblighi di conservazione, anche per le operazioni pregresse. Per informazioni sui destinatari applicabili alla tua documentazione puoi contattare il Titolare.
- Intermediari bancari utilizzati per gli incassi e i relativi adempimenti.
- Compagnia e intermediari assicurativi, limitatamente ai dati necessari per la copertura degli eventi e la gestione di eventuali sinistri.
- Persone autorizzate dell’associazione che curano ammissioni, segreteria e sicurezza. Le informazioni di salute vengono rese accessibili solo a chi deve gestire la specifica esigenza, senza diffusione agli altri partecipanti.
- Gestore esterno della cucina, quando previsto per l’evento. Prima di un’eventuale comunicazione di allergie o altre informazioni di salute indichiamo il destinatario, il suo ruolo nel trattamento e le informazioni necessarie, raccogliendo il consenso esplicito specifico quando richiesto. È possibile concordare la comunicazione direttamente al referente della cucina. L’invio del modulo non autorizza automaticamente la trasmissione di dati sanitari a fornitori esterni.
- Piattaforme social e di messaggistica, soltanto quando la pubblicazione di immagini o contenuti relativi agli eventi è prevista dalla liberatoria o da un'altra idonea base giuridica.
- Autorità pubbliche, ove richiesto da legge.
I dati non sono ceduti a terzi per finalità di marketing. Le immagini possono essere pubblicate nei limiti del consenso o di un’altra base giuridica applicabile, come indicato nella sezione dedicata.
6. Trasferimenti extra-UE
Alcuni fornitori (Netlify, Google, Supabase e taluni sub-responsabili dei servizi utilizzati) possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri Paesi extra-UE. I trasferimenti avvengono, a seconda del fornitore, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914/UE), del Data Privacy Framework per i soggetti certificati o di un'altra garanzia prevista dagli artt. 45 e 46 GDPR. Il Regno Unito beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, rinnovata nel dicembre 2025.
7. Diritti dell'interessato
In qualunque momento puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR:
- Accesso ai tuoi dati personali (art. 15);
- Rettifica dei dati inesatti (art. 16);
- Cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17);
- Limitazione del trattamento (art. 18);
- Portabilità dei dati (art. 20);
- Opposizione al trattamento (art. 21);
- Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato in precedenza.
Per esercitare i tuoi diritti scrivi a chromak.lab@gmail.com. Per la newsletter puoi inoltre revocare il consenso in ogni momento tramite il collegamento di disiscrizione presente in ciascuna comunicazione. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente, Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
8. Minori
Per i minori la domanda di partecipazione e le autorizzazioni sono gestite con chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela. Le informazioni e gli eventuali consensi devono riferirsi alle specifiche finalità, comprese salute e immagini; un consenso generico non le sostituisce. Le regole sull’età per il consenso ai servizi online non sostituiscono le autorizzazioni richieste per partecipare agli eventi.
I minori sono accompagnati per tutta la durata dell’evento, secondo il regolamento. I dati dell’accompagnatore e dell’autorizzazione sono usati per gestire la partecipazione e la sicurezza.
9. Diritto d'immagine - fotografie agli eventi
Durante gli eventi possono essere realizzate fotografie e riprese video a fini di documentazione, promozione dell'attività associativa e archivio storico. La pubblicazione avviene ai sensi degli artt. 96 e 97 della L. 633/1941 e dell'art. 10 del Codice Civile, sulla base di un’autorizzazione facoltativa, specifica e separata del partecipante, o di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela per un minore, salvo i casi previsti dalla legge. Sito, social e gallerie esterne devono essere indicati nell’autorizzazione. Il rifiuto non impedisce l’ammissione all’associazione o la partecipazione all’evento.
In qualunque momento è possibile richiedere la rimozione di una specifica immagine scrivendo a chromak.lab@gmail.com: la richiesta verrà evasa senza ingiustificato ritardo. La revoca non pregiudica la liceità delle pubblicazioni effettuate prima della richiesta e resta soggetta alle eccezioni e agli obblighi previsti dalla legge.
10. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il rifiuto di fornire i dati necessari (es. nome, email e dati necessari alla domanda di ammissione) può rendere impossibile gestire la richiesta. La presa visione dell’informativa è distinta dal consenso: la gestione della domanda, del rapporto associativo e degli obblighi di legge non dipende da un consenso generico. Newsletter e pubblicazione di immagini sono facoltative. Per esigenze di salute chiediamo solo le informazioni necessarie e un consenso esplicito separato; puoi contattarci per valutare modalità alternative senza inserire diagnosi o referti nel modulo.
11. Modifiche all'informativa
L'Associazione si riserva di aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche normative o organizzative. La versione vigente è sempre quella pubblicata su questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Documento redatto in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. Per la disciplina dei cookie, si rimanda alla Cookie Policy.